Guía rápida de uso

Todo en el CRM sigue el mismo camino. Un prospecto entra como lead, se califica, se convierte en una oportunidad de venta y se cierra con una cotización.

El administrador del CRM crea tu cuenta y te da tu correo de acceso y una contraseña inicial.

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1. Escribe tu correo de TecZone (por ejemplo, nombre@teczone.mx).
2. Escribe tu contraseña. Debe tener al menos 10 caracteres, con letras y números.
3. Pulsa Entrar. Si fallas varias veces seguidas, espera un minuto antes de volver a intentar.

Qué ve cada rol

El menú solo muestra los módulos de tu rol. Los ejecutivos ven sus propios leads y oportunidades; la gerencia y la dirección ven los de todo el equipo.

Es lo primero que ves al entrar. Resume lo que necesita tu atención hoy.

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1. Menú lateral. Ventas (Leads, Oportunidades, Cotizaciones), Clientes (Cuentas) y Administración (Catálogo).
2. Atajos para registrar un lead nuevo o ir a tus oportunidades.
3. Primer contacto vencido. Leads que nadie ha contactado dentro del plazo. Debe estar en 0.
4. Por autorizar. Cotizaciones que esperan la autorización del gerente.
5. Pipeline por etapa. Monto de las oportunidades abiertas en cada etapa.
6. Próximos cierres por fecha estimada de cierre.
7. Tu nombre y rol. El ícono de la derecha cierra la sesión.

Un lead es un prospecto que todavía no compra: llegó por el formulario web, una llamada, WhatsApp, un evento o un referido.

Registrar un lead

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1. Escribe la empresa y el nombre del contacto. Son obligatorios.
2. Captura al menos un correo o teléfono.
3. Elige la fuente por la que llegó.
4. Elige el interés: Hardware/Software PyME, Soluciones Tech o Por definir. Define el plazo de primer contacto.
5. Agrega los productos o servicios que le interesan (opcional).
6. Más datos abre puesto, RFC, presupuesto estimado, fecha de compra y ubicación.
7. Pulsa Guardar lead. Si ya existe un lead con el mismo correo, teléfono, RFC o empresa, el CRM te lo muestra antes de guardar para que no lo dupliques.

Lista y tablero

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1. Nuevo lead abre el formulario.
2. Indicadores: leads activos, con contacto vencido y sin responsable.
3. Busca por empresa, contacto, correo, teléfono, RFC o folio, y filtra por estado, interés o responsable.
4. Cambia entre Lista y Tablero.
5. Hora límite del primer contacto para los leads nuevos.
6. Sin asignar en naranja: el gerente debe asignarle un responsable.

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1. En el tablero, arrastra una tarjeta a otra columna para cambiar el estado.
2. Los leads calificados muestran su puntaje. Desde aquí se abren para convertirlos.

Trabajar un lead

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1. Botones de estado. Muestran solo el siguiente paso permitido (aquí, Iniciar calificación) y Descalificar.
2. Editar los datos del prospecto.
3. Calificación con cuatro preguntas: presupuesto, autoridad, necesidad y fecha de compra. Cada una suma 25 puntos.
4. Registra cada actividad: llamada, reunión, correo, WhatsApp, nota o tarea.
5. Una tarea con fecha es la próxima acción. Márcala cuando la completes.
6. Historial de cambios de estado, con quién y cuándo.

Así avanza un lead:

Desde cualquier estado activo puedes pasar a Descalificado. El CRM pide el motivo y una nota. Un lead descalificado se puede reactivar; uno convertido ya no cambia.

Cuando el lead está Calificado, el botón Convertir crea en un solo paso la cuenta (la empresa), el contacto y la oportunidad. El lead queda como historial de solo consulta.

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1. Cuenta nueva, o cuenta existente si la empresa ya es cliente.
2. Contacto nuevo, o uno que ya exista en esa cuenta.
3. Rol en la decisión de compra: económico (aprueba), técnico (valida), usuario u otro.
4. Pipeline de la oportunidad: Hardware y Software PyME o Soluciones Tecnológicas.
5. Monto estimado, moneda y fecha estimada de cierre.
6. Pulsa Convertir lead.

Una oportunidad es una venta en curso. Cada una pertenece a un pipeline con sus propias etapas.

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1. Filtra por pipeline.
2. Elige ver abiertas, cerradas o todas.
3. Etapa actual y su probabilidad.
4. Próxima acción con su fecha.
5. Sin próxima acción en naranja: programa una tarea.

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1. Etapas. Pulsa una etapa para mover la oportunidad. Puedes dejar un comentario.
2. Marcar ganada o Marcar perdida. Al perderla, el CRM pide el motivo.
3. Nueva cotización crea una cotización ligada a esta oportunidad.
4. Aviso de próxima acción. Registra una tarea con fecha para quitarlo.
5. Editar monto, probabilidad, cierre estimado y contacto principal.
6. Historial de etapas.

Las cotizaciones se crean desde una oportunidad. Tienen folio (COT-000001), versiones, margen calculado y un PDF listo para el cliente.

1. Armar la cotización

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1. Contacto, moneda, tipo de cambio y vigencia. El tipo de cambio queda fijo en esta versión.
2. Ajusta cantidad, costo, precio y descuento en cada partida.
3. Margen por partida, calculado al momento.
4. Agrega del catálogo buscando por nombre, SKU o marca. Trae el costo y el precio de lista.
5. Partida libre para algo que no está en el catálogo.
6. Totales y margen de la cotización contra el mínimo (15%). Verde si cumple, amarillo si no.
7. Guardar borrador para seguir después.
8. Terminar y autorizar. Si el margen está debajo del mínimo, el botón dice Enviar a autorización.

2. Autorización por margen bajo

Si el margen queda debajo del mínimo, la cotización pasa a Pendiente de autorización y aparece en Por autorizar del gerente.

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1. Aviso con el margen y el mínimo.
2. Autorizar deja la cotización lista para enviar.
3. Regresar con comentarios la devuelve al ejecutivo con lo que hay que corregir.
4. Margen de esta versión.

3. Registrar el envío al cliente

El CRM no manda el correo por ti. Descarga el PDF, envíalo por tu canal habitual y registra el envío para que quede el seguimiento.

1. Elige el canal: correo, WhatsApp, reunión u otro.
2. Escribe el seguimiento. Es obligatorio: toda cotización enviada necesita una próxima acción.
3. Pon la fecha del seguimiento. Debe ser futura.
4. Pulsa Registrar envío. En el pipeline PyME, la oportunidad pasa sola a Cotización enviada.

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4. Versiones y resultado

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1. Registra el resultado: Aceptada (puedes marcar la oportunidad como ganada con este monto) o Rechazada (pide el motivo).
2. Crear versión cuando el cliente pide cambios. Se copia la versión vigente y la anterior queda sustituida; el folio no cambia.
3. PDF de la versión que estás viendo.
4. Cambia entre versiones para comparar.
5. La tarea de seguimiento que pusiste al registrar el envío.
6. Historial de la cotización con cada cambio de estado.

5. El PDF

Incluye el logo y los datos fiscales de TecZone, el cliente, el ejecutivo, las partidas, los totales con IVA, el importe con letra y los términos y condiciones.

El seguimiento vive en el bloque Actividades y próxima acción, que aparece igual en leads, oportunidades y cotizaciones.

• Registra lo que ya pasó como llamada, reunión, correo, WhatsApp o nota.
• Programa lo que sigue como tarea con fecha. La tarea abierta más próxima es la “próxima acción” que ven las listas.
• Marca la tarea al completarla y programa la siguiente. Si no queda ninguna, el CRM avisa en naranja.

Cuentas y contactos

Cada empresa convertida queda como cuenta, con sus oportunidades y contactos en una sola pantalla.

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1. Agregar contacto para sumar a otras personas de la empresa y marcar al principal.
2. Editar razón social, RFC, industria, teléfono y ubicación.

Lo mantienen Compras / Operaciones y la Gerencia. Los ejecutivos lo consultan al cotizar.

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1. Nuevo producto con SKU, categoría (hardware, software o servicios), marca, unidad, costo, precio de lista y moneda.
2. Margen de lista de cada producto.
3. Editar o desactivar un producto. Los inactivos ya no aparecen al cotizar.
4. Parámetros de cotización: margen mínimo, vigencia en días, IVA, tipo de cambio de referencia y términos. Solo el gerente o el administrador los cambia, y aplican a cotizaciones nuevas.
5. Datos de la empresa para el PDF: nombre comercial, razón social, RFC, dirección, teléfono, correo y sitio web.

Usuarios (solo administrador)

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1. Nuevo usuario con nombre, correo, contraseña inicial y uno o varios roles.
2. Rol de cada persona.
3. Desactivar quita el acceso sin borrar su historial.

Desde el celular

El CRM funciona en el navegador del celular sin instalar nada. El menú se abre con el ícono ☰ de arriba a la izquierda y las listas se muestran como tarjetas.

Es útil para registrar un lead en una feria o anotar una llamada al salir de una visita.

Próximamente: Contratos de servicio

En el menú ya aparece Contratos de servicio con la etiqueta Pronto. Es la tercera entrega de la Fase 1 y todavía no está disponible. Esta guía se actualizará cuando salga.

No veo el lead que capturó un compañero.

Los ejecutivos solo ven sus leads y los que no tienen responsable. Pide a tu gerente que te lo asigne.

No me deja convertir el lead.

Solo se convierten leads en estado Calificado. Llena la calificación y cambia el estado primero.

¿Puedo modificar una cotización que ya envié?

No directamente. Usa “Crear versión” para hacer los cambios; el folio se conserva y la versión anterior queda guardada.

Mi cotización se fue a autorización y no esperaba eso.

El margen quedó debajo del mínimo (15%). Revisa precios y descuentos, o espera a que el gerente la autorice.

Una cotización aparece como Vencida.

Pasó su fecha de vigencia sin respuesta. Crea una versión nueva con fecha actualizada si el cliente sigue interesado.

Olvidé mi contraseña.

Pide al administrador del CRM que te asigne una nueva desde Usuarios.